【天嘉专访】|第18期| 风雨历程20载，天嘉与您共前行！

2018-09-03浏览次数：

档案管理工作看似简单，实则责任重大且繁杂，能以静心之态面对盈千累万的案件，且做到精细无误，娴熟灵活，那必定是一个心静而安，沉稳如兰的人。

本期专访人物即是这样一位长年累月坚持执着的女性，于档案管理工作中发挥其特长，尽心竭力将工作做到完美。下面，就让我们一起来深入了解一下这位来自流程部的孙燕燕吧！

孙燕燕

部门：代理流程部

职务：流程部专员

入职年份：2014年

1、工作简介

于2014年进入事务所，任职于流程部，前期主要从事前台流程部的相关工作，经过一年多的努力学习，便能够独立接手且未出现任何纰漏。

自2015年调入档案室，负责处理日常文件档案及纸件档案管理工作，包括各类档案的归纳发放，处理中间文件的分类、归档、登记、更新、存底，统计临期答辩、补正、统计终止及驳回等事务。

2、优秀工作情况

自担档案室管理工作后，经过不断的摸索和规律的总结，将堆积如山的档案整理归档，从毫无头绪做到了井然有序，能熟练掌握每件档案归纳，于上万件档案中迅速调阅所需文件，且未出现任何纰漏，得到了领导和同事们的认可，为专利代理的后续工作顺利开展打下了良好的基础。

服务的公司包括：成都松川雷博机械设备有限公司、中国石油集团川庆钻探工程有限公司、中国东方电气集团有限公司、通威股份有限公司等大型企业。

3、所获荣誉

●  长期担任安全管理员，与其他安全组员分工合作，共同负责事务所员工上下班安全问题，且全年无迟到。

●  在工作期间认真踏实，兢兢业业，以多年如一日的端正态度对待档案管理工作，面对枯燥反复的日常能够长期坚持，细心负责。

1、于2017年2月获得事务所月度优秀员工称号。

2、于2017年7月获得事务所月度优秀员工称号。

专访实录

编： 燕姐您好，你觉得档案管理工作中比较复杂的是哪个环节呢？

孙：比较复杂的应该是发明、实用、外观所有的临期答辩、缴费通知书、专终通知书等有时间限制的案件，因为这些案件必须要在期限到来之前处理完成，所以轻重缓急、主次顺序的分析很重要，由于相近时期需要处理的档案数量较多，所以必须要对这些案件了如指掌，然后根据具体情况来先后处理。

编：在管理档案工作中应该要注意哪些问题呢？

孙：档案管理首先是对案件的保存、登记、调阅等一系列管理工作的精细和认真，然后最重要的是由于纸质档案较多，日常一定不能忽视防潮防火，这不仅是安全问题，也是避免案件损失而修复所导致的大量无意义的人力和精力问题。

编：从完全陌生到熟悉所有档案的位置、大概内容您花了多长时间？

孙：由于接手档案管理工作之前对这方面是无经验，所以一开始很茫然，再加上档案数量多、且一部分具有相似性，所以很容易混淆。虽然领导没有给我任何压力，但是自己还是很想尽快做好，所以经过一个月的努力终于将案件都整理归纳完成，且自己也能熟练掌握档案管理的整个工作模式。

编：像这种大量且重复性的工作您是如何避免出现差错的呢？

孙：首先是要对档案进行严格分类，做到具体客户、类别、年份清晰，能够一目了然，然后是对档案调阅的规定，做到阅后归位和记录。当然这只是一些方法，最主要的还是离不开认真和细心，每一份文件的处理都必须要进行反复核查，一定不能急躁，静得下心来才能长期面对枯燥的工作而不出错。

编：目前档案管理是电子档和纸质档同时在进行的，管理纸质档案工作量相对来说会增加很多，这种做法有什么好处吗？

孙：的确，大量的纸质档案不仅会增加工作量，同时也会对档案室的要求增高。但是，这种做法第一是可以方便客户和代理人能够更清晰、迅速的查阅所需文件；第二是我们保存这些盖有鲜章、或是其他重要性的原文件可以帮助客户在丢失或是损毁时第一时间为他们提供，这不仅可以避免后期更复杂的工作，还可以避免因补正文件而导致时间的浪费所给客户带来不必要的损失。